西南林业大学会议费管理办法

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第一章  总  则

第一条  为加强和规范学校及各部门、各单位(以下简称各单位)会议费管理,精简会议,改进会风,提高会议效率和质量,节约会议经费开支,根据中央八项规定和《党政机关厉行节约反对浪费条例》、《中央和国家机关会议费管理办法》和《云南省省级机关会议费管理办法》规定,结合我校实际制定本办法。

第二条  全校的会议分类、审批和会议费管理等,适用本办法。

第三条  各单位召开会议应当坚持厉行节约、反对浪费、规范简朴、务实高效的原则,严格控制会议数量,规范会议费管理。

第四条  依据党章、法律和其它有关规定定期举行的由学校组织召开的会议,各单位召开的会议均实行分类管理、分级审批。

第五条  各单位应当严格会议费预算管理,控制会议费预算规模。会议费应纳入部门预算,并单独列示。编制年初预算时,各单位根据经批准的会议计划向财务部门汇总申报会议费预算,财务部门汇总后,根据预算编制要求拟定会议费预算草案,报校党委会议研究决定后报上级部门审批。财务部门根据批复的会议费预算实行年度总额控制管理,严禁无预算或超预算支出会议费。因应对突发事件召开的会议,须报经学校党政主要领导审批。

第二章  会议分类和审批

第六条  学校会议分为三类。

一类会议。依据党章、法律和有关规定定期举行的党代会、教代会(工代会)、团代会,以校党委、校行政名义召开的,要求全校各单位负责人、有关人员和校外人员参加的会议。

二类会议。由校领导召集主持,学校单位、部门承办召开的,要求全校有关单位负责同志和校外人员参加的会议。

三类会议。除上述两类会议以外的其它业务性会议,包括基层党代会、各单位教代会(工代会)、研讨会、座谈会、评审会、表彰会等。

第七条  学校会议实行分类审批。

各类会议组织单位应当在每年11月以前编制下一年度会议计划和预算,并报财务部门汇总,会议计划应包括会议名称、召开理由、主要内容、时间地点、代表人数、工作人员数、所需经费预算及经费来源等内容。

经批准的会议计划为财务部门编制学校、单位年度会议费预算的必要依据之一。各会议组织单位会议计划批准按照以下规定执行:

一类会议。由党委办公室、校办公室、党委有关部门、校工会、校团委拟定会议计划,须报校党委、校行政主要领导批准。

二类会议。由相关单位拟定会议计划,须报分管校领导批准。

三类会议。由相关单位拟定会议计划,须由单位主要领导审核后报分管校领导批准。

会议经费根据经批准的年度会议计划及上级部门批复的年度部门预算使用。

第八条  各单位应当严格控制会议次数。

各单位召开二类会议原则上每年不超过2次,召开三类会议应当根据单位业务工作需要、会议管理规定、会议费预算等情况严格审批管理。

第九条  各单位应当严格控制会议规模。

一类会议会期和参会人员按照批准文件,其参会人数和会期按党章、团章、法律等规定执行,严格限定会议工作人员数量,精简议程,压缩会期,控制会议报到和离开时间,会期一般不超过2天。

二类会议会期不得超过1天,参会人员控制在50人以内(法律、章程另有规定的除外),其中工作人员控制在会议代表人数的5%以内。

三类会议会期控制在1天以内,参会人员视内容而定,一般不得超过30人(法律、章程另有规定的除外),不安排会议工作人员。

传达、布置类会议会期不得超过半天。

以上会议报到和离开时间合计不得超过1天。

第十条  各民主党派的会议分类、审批事项、会期及参会人员等,由统战部依据法律法规、章程规定,参照本办法作出规定,并送财务部门备案。

第三章  会议形式及场所

第十一条  各单位召开会议应当改进会议形式,充分运用现代信息技术手段,降低会议成本,提高会议效率。

能以文件方式部署或以校园网、OA系统通告的,不召开会议。内容相近、时间靠近、参会人员相同的会议合并或接续召开。

第十二条  不能够采用现代信息技术手段召开的会议实行定点管理。各单位会议应当在校内召开,需要在校外召开的,应经分管校领导审核后报校党政主要领导批准,按照协议价格结算费用。未纳入定点范围,价格低于会议综合定额标准的单位内部会议室、报告厅、招待所,可优先作为会议场所。

各单位会议经批准到校外召开的,会议应当在四星级以下(含四星级)定点饭店召开。无外地代表的会议,在单位内部召开,不安排住宿。

第十三条  除召开现场会外,参会人员以在昆单位为主的会议不得到昆明市以外地区召开,参会人员以校内为主的会议不得到校外召开。各单位不得到党中央、国务院和省委、省政府明令禁止的风景名胜区召开会议。

第四章  会议费开支范围、标准和报销支付

第十四条  会议费开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议室租金、交通费、文件印刷费、医药费等。交通费是指用于会议代表接送站,以及会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。

会议住宿用房以标间为主,用餐安排自助餐或工作餐。

会议代表参加会议发生的城市间交通费,按照差旅费管理办法的规定回单位报销。参会驾驶员不安排食宿,发生的费用按照差旅费管理办法的规定回单位报销。

会议费报销和支付,应遵守学校财务审批制度和有关经费管理办法,严格执行报销审批程序。各单位在会议结束后应当及时办理报销手续,会议费用报销应当坚持一会一结算,报销凭证包括会议审批文件、会议通知及实际参会人员签到表、定点饭店等会议服务单位提供的发票及费用原始明细单据、电子结算单等凭证,并填写《西南林业大学会议费管理和使用情况登记表》,交财务部门备案。

第十五条  会议费开支实行综合定额控制,各项费用之间可以调剂使用。会议费综合定额标准为,住宿费150元/人天,伙食费120元/人天,其他费用30元/人天,合计300元/人天。

综合定额标准为会议费开支的上限,各单位应在综合定额标准以内结算报销。

在昆明市五华区、盘龙区、官渡区、西山区、呈贡区召开的会议,常驻地为昆明市的参会人员不核拨住宿费。

在昆明市五华区、盘龙区、官渡区、西山区、呈贡区以外地区召开的会议,会期、会议人数、会议工作人员控制数及会议经费定额标准参照上述规定执行。

第十六条  会议经费实行分类管理。

一类会议,会议费由财务部门专项核拨,财务部门按规定的会议费标准和批准的会议人数、天数核定并下达会议费预算指标。

二、三类会议,会议费实行总额包干,由财务部门根据各单位的工作职能和性质,将会议费划分为若干个档次后核定到各单位,列入各单位年初预算,由有关单位统筹安排,包干使用,超支不补,结余可用于弥补公用经费不足。

第十七条  各单位自行组织召开的以会代训培训班、座谈会、研讨会、表彰会等其它会议,财务部门一律不安排经费。

第十八条  各单位在会议结束后应当及时办理报销手续。会议费报销时应当提供会议审批文件、会议通知及实际参会人员签到表、定点饭店等会议服务单位提供的费用原始明细单据、电子结算单等凭证。财务部门要严格按规定审核会议费开支,对未经批准召开的会议,以及超范围、超标准开支的经费不予报销。

第十九条  召开会议不得报销下列费用:

购买文件包、笔、笔记本、洗漱用品、纪念品、礼品、土特产的费用;摆放鲜花、植物、小食品、香烟及设置气球拱门、制作背景板悬挂欢迎布标、安排茶歇的费用;会议举办地的参会代表住宿费用;因提高用餐、住宿标准产生的费用;超出规定人数的会议人员、超过会期产生的费用;参会代表洗衣、长途电话、游览、娱乐、健身费用;以保障会务为由,添置计算机、打印机等办公用品产生的费用。

第二十条  会议费由会议召开单位承担,不得向参会人员收取,不得以任何方式向任何单位转嫁或摊派。

各单位会议费支付,应当严格按照国库集中支付制度和公务卡管理制度的有关规定执行,以银行转账或公务卡方式结算,禁止以现金方式结算。校内发生的会议费用采用校内转账方式结算,不得以现金方式支付。

第二十一条  上级单位举办,学校承办的会议,按照上级有关会议费管理规定执行;学校承办企业或行业协会等非行政事业性单位举办的会议,会议费综合定额标准按照学校与企业或行业协会签订的合同或协议标准执行;外出参加会议,按照会议通知有关规定报销,但不得报销第十九条所列费用。

第二十二条  学校拨付工会、后勤等部门开支的会议费,以实际结算金额计入学校会议费,实际金额不得超预算金额,剩余经费须退还财务部门。

第五章  会议费公示和年度报告制度

第二十三条  各单位应当将非涉密会议的名称、主要内容、参会人数、经费开支等情况在单位内部公示,具备条件的应向社会公开。

第二十四条  各单位应当于每年3月底前,将本单位上年度会议计划和执行情况(包括会议名称、主要内容、时间地点、代表人数、工作人员数、经费及开支及列支渠道等)汇总后报财务部门。

第二十五条  校办公室对各单位报送的会议年度报告进行汇总分析,针对执行中存在的问题,及时完善相关制度。

第六章  管理职责

第二十六条  财务部门的主要职责是:

(一)会同党委办公室、校办公室制定或修订会议费管理办法。

(二)负责安排会议预算,按规定对会议计划和会议费预算进行目标控制管理,做好相应的财务管理和会计核算工作,对内部会议费报销进行审核把关,确保票据来源合法,内容真实、完整、合规。

(三)对会议费支付结算实施动态监控。

(四)负责对会议费管理办法执行情况进行监督检查,重点是:会议审批是否符合规定;会议费开支范围和开支标准是否符合规定;会议是否在规定的地点和场所召开;是否向其他单位转嫁、摊派会议费;会议费管理和使用的其他情况。

第二十七条  党委办公室、校办公室的主要职责是:

(一)配合财务部门制定或修订会议费管理办法。

(二)配合财务部门对党委各部门、行政机关各部门会议费执行情况进行监督检查。

(三)负责对各单位报送的会议年度报告进行汇总分析,提出加强管理的措施。

第二十八条  各单位的主要职责是:

(一)严格执行会议费管理的具体规定。

(二)按规定报送会议年度报告,加强对本单位会议费使用的内控管理。

(三)自觉接受审计部门对召开会议及经费支出的审计监督。

第七章  监督管理

第二十九条  严禁各单位借会议名义组织会餐或安排宴请;严禁从承接会议的宾馆饭店、招待所提取现金及报销费用;严禁套取会议费设立“小金库”;严禁在会议费中列支公务接待费;严禁“以会代训”,举办培训班按照其它有关管理规定执行。

各单位应严格执行会议用房标准,不得安排高档套房;会议用餐严格控制菜品种类、数量和份量,一律安排自助餐(参会人数不足30人的除外),严禁提供高档菜肴,不安排宴请,不上烟酒;会议会场一律不摆花草,不制作背景板,不提供水果;不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观;严禁组织高消费娱乐、健身活动;严禁以任何名义发放纪念品;不得额外配发洗漱用品。

第三十条  违反本办法规定,有下列行为之一的,依法依规追究会议举办单位和相关人员的责任:

(一)未经批准召开会议的;

(二)以虚报、冒领手段骗取会议费的;

(三)虚报会议人数、天数等进行报销的;

(四)违规扩大会议费开支范围、擅自提高会议费开支标准的;

(五)违规报销与会议无关费用的;

(六)其它违反本办法行为的。

有前款所列行为之一的,由纪检监察部门会同有关部门责令改正,追回资金,并经报批后予以通报。对直接负责的主管人员和相关负责人,按规定给予行政处分。造成浪费的,按照《党政机关厉行节约反对浪费条例》及云南省实施细则规定处理。如行为涉嫌违法的,移交司法机关处理。

第八章  附  则

第三十一条  各单位应当按照本办法规定,结合本单位实际和工作需要,制定会议费管理操作细则。

第三十二条  各单位举办国际会议按照相关管理规定执行。

第三十三条  本办法自发布之日起施行。

第三十四条  本办法由财务处负责解释。

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