西南林业大学科技项目资金管理办法

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根据《国务院关于改进加强中央财政科研项目和资金管理的若干意见》(国发〔2014〕11号)、教育部《教育部关于进一步加强高校科研项目管理的意见》(教技〔2012〕14号)、教育部《关于进一步规范高校科研行为的意见》(教监〔2012〕6号)以及云南省相关部门规定,为加强和规范科技项目资金管理,充分调动科研人员的积极性,促进学校科学研究和科技服务可持续发展,现结合学校实际,制定有关管理办法。

第一章  资金管理范围与要求

第一条  资金管理范围

科技项目资金,是指以学校名义申请获得的科学研究和科技服务项目资金。科技项目资金主要包括:

1.经费来源于中央或地方财政的纵向科研项目资金;

2.经费来源于社会、企业的横向科研项目资金;

3.经费来源于中国国境外的外方科研项目资金;

4.从事技术转让、技术开发业务和与之相关的技术咨询、技术服务业务取得的资金;

5.服务于各业的技术转让、技术培训、技术咨询、技术服务、技术承包取得的资金。

第二条  管理要求

科技项目资金,应遵守有关财经法纪法规,执行国家及有关部门、学校的科技经费管理办法,遵守国家有关税法及相关税收管理规定,遵守学校相关审批制度。

科技项目资金,不论资金来源,应当全额纳入学校财务统一管理、统一核算,实行专项管理、专款专用。所有项目资金,应按项目整体立项管理,不按专题、任务等设子项目管理。

第二章  资金管理责任

第三条  强化学校管理主体责任

学校作为科技项目资金管理的责任主体,认真履行法人职责。在学校的统一领导下,校长、分管财务、科研工作的校领导按照分工各负其责。

第四条  强化管理职责与协同

按照“学校统一领导、归口资金管理、各方协同配合、管理与监督并举、项目责任到人”的原则,校财务、科技、人事、国资、教学单位、监察审计等部门在各自职责和权限内,密切配合、相互协作,不断完善科研经费协同管理和监督机制,加强科技项目资金的管理与监督,督促项目负责人与项目组成员管好用好项目资金。

1.财务部门:负责科技项目资金有关管理办法的制订与完善,负责科技项目资金的财务管理,依据 财经法规进行会计核算和会计监督,依据税收法规依法纳税和办理税收减免,协同科技部门指导项目负责人编制项目资金预算,负责项目资金预算校内审核,协同科技部门加强项目合同签订与管理,协同项目负责人做好项目预算或合同经费执行,监督项目负责人及项目组的经费支出,协助项目有关经费的中期检查、验收,负责项目资金决算校内审核,协助项目负责人结题审计,配合人事、科技部门对项目的绩效考核及发放等工作。

2.科技部门:科学技术处协同林业调查规划设计院,负责项目管理和合同管理;配合财务负责科技项目资金有关管理办法的制订与完善;协同财务部门指导项目负责人编制项目资金预算,预算资金审核,经费使用有关的审批;协助财务处开展合同资金到位立项确认和到位资金执行跟踪;配合财务进行与执行进度和完成情况有关的预决算审核;配合财务做好科研项目资金的审核和监督,学校间接费用的管理,绩效支出发放审核;配合国有资产管理部门开展科技项目有关国有资产采购、科技项目形成固定资产和无形资产管理等。

3.人事部门:负责绩效支出有关政策和发放审核等。

4.国有资产管理部门:负责科技项目有关的政府采购、科技项目形成的固定资产和无形资产管理等。

5.监察审计部门:负责科技项目资金监督和审计,审核科技项目资金有关管理办法的制订与完善等,定期和不定期对科研项目经费实施抽查审计,对重大或重点科研项目开展全过程跟踪审计,监督项目负责人及学校各管理部门依照有关规定在其权责范围内管理资金,并及时向学校上报审计报告。

6.教学单位:负责领导和督促本学院科研工作的正常开展;配合学校对科研工作进行绩效考核等。

第五条  严格规范项目负责人的责权

项目负责人对科技项目资金管理负直接责任,执行有关财经法纪法规;依法、据实编制科研项目预算和决算;按照批复预算和合同(任务书)使用经费;负责所签订合同(协议、任务书)的合法性、保证资金到位;负责经费支出的真实性和规范性,使用项目资金形成的固定资产、无形资产等按照有关规定纳入学校资产管理;对所提供的资金管理和经费使用相关资料的真实性承担相关责任;自觉接受上级财政、教育、审计、监察、税务等及学校相关部门的监督检查,及时纠正存在的问题等。

第三章  严格项目资金管理

第六条  规范预算编制

项目负责人应当按照有关规定和合同(协议)要求,依据科技任务实际需要和财力可能,在学校财务部门及科技处的指导下,科学合理、实事求是地编制项目预算。

1.项目预算编制。坚持目标相关性、政策相符性、经济合理性的原则;同时编制来源预算与支出预算,来源预算不得小于支出预算。

2.项目来源预算编制。项目来源预算,应满足支出预算的需要。除相关政策规定需要学校经费自筹以外,学校一般不配套项目自筹经费。来源预算中有自筹经费的,应明确项目自筹资金的出处,报学校财务审核。

3.项目支出预算编制。项目支出预算,应按照项目主管部门的有关规定和要求编制,按照经费开支范围确定的支出科目编制。项目主管部门对不同经费来源的项目支出预算编制有明确规定的,按照其规定编制项目支出预算,同一科目一般不得同时列支财政专项经费和自筹经费。支出预算应对各项支出的主要用途和测算理由等详细说明。

4.有多个单位共同承担一个项目的,要同时编制列示各单位承担的主要任务、经费预算等。

5.确因项目管理需要,需由项目负责人和学校财务共同完成项目预算编制的,项目负责人应提前与学校财务协商确定预算编制人、预算编制有关事宜。

第七条  规范票据与税收管理

1.规范收入票据。科技项目资金到账后,一般实行到款开票,财务按有关规定出具票据。

2.严格预借发票。对方单位确需学校先提供发票再拨付资金的,学校允许项目负责人通过办理发票借用手续提前开出发票。预借发票应按学校财务有关规定和要求办理。

3.依法扣缴税费。按国家有关税收政策,科技项目资金应缴纳的税费由项目资金承担,项目组应在合同签订时将所需缴纳的税费纳入预算,应税金额按照到账金额确认并于开具税务发票时扣收,财务负责相关税款的代扣代缴。如涉及对方单位所在地主管税务机关或其他税务机关,已经征收的各类税金,依据税务机关开具的缴税凭证,在项目经费中报销。各类科研项目,如经主管学校的税务机关核实,必须补缴各类税金及处罚的,由项目负责人和项目经费自行承担。

4.预借发票核销。科技项目资金如期到账后,项目负责人或经办人应到财务办理核销预借发票手续和有关税费核实手续。

5.发票保管责任。财务一经出具发票,项目负责人和经办人应对票据的安全性和完整性负全责,因保管不善导致票据遗失,按国家财政部门和税务机关有关票据管理办法处理。

6.享受税收优惠。学校鼓励和支持所有类别的科研项目,依照国家有关规定,申请和办理技术合同的认定登记。已办理认定登记的技术合同,按照有关税收优惠政策,财务负责办理减免相关手续。

第八条  规范支出管理

科技项目经费支出的相关标准、用途等,应符合有关财经法规、科技项目主管部门和学校有关规定。

1.项目支付给个人的劳务费、绩效支出、校内专家咨询费、评审费等,应提供详细工作内容、计价标准、工作量等说明,按规定代扣代缴个人所得税,并打入个人账户,不得代签代领。

2.项目支付给个人的差旅费、劳务费、绩效支出、校内专家咨询费、评审费等,项目组必须保证发放到本人,应当以发放到个人银行账户等转账结算方式支付。差旅费、劳务费、绩效支出、专家咨询费、评审费等,提供个人的姓名、身份证件号、银行卡号等信息,由财务打入实际领取人银行账户;确因各种原因,不能由财务打卡的,经办人可提供汇款、存折等相关手续办理报销。现场咨询、评审等工作完成后,确需现场支付的校外专家咨询费、评审费,也可打入经办人公务卡,提供专家职称、姓名、身份证件号码和签名等报销凭据。

3.按照高校财务管理和成本费用管理要求,将项目经费分为直接费用和间接费用。

第九条  规范直接费用管理

直接费用是指在科学研究和科技服务和科技服务、技术转让、技术开发技术服务等过程中发生的与之直接相关的费用,主要包括设备费、材料费、测试化验加工费、燃料动力费、差旅费、会议费、国际合作与交流费、出版/文献/信息传播/知识产权事务费、劳务费、专家咨询费和其他支出等。

1.设备费,指在项目研究开发过程中购置或试制专用仪器设备,对现有仪器设备进行升级改造,以及租赁外单位仪器设备而发生的费用。

设备费预算编制,应严格控制设备购置,鼓励共享、试制、租赁专用仪器设备以及对现有仪器设备进行升级改造,确有必要购买的,学校应对拟购置设备的必要性、现有同样设备的利用情况以及购置设备的开放共享方案等进行单独说明。

除项目管理办法或项目合同另有规定外,使用科技项目经费购置的设备等固定资产、形成的知识产权等无形资产,属于学校国有资产,其购置和处置按国家和云南省及学校有关规定办理,纳入学校资产统一管理,项目组可优先使用。

项目组报销设备费应符合预算、合同约定等,提供有关政府采购、资产验收和登记、资产卡片等手续。

2.材料费,指在项目研究开发过程中消耗的各种原材料、辅助材料等低值易耗品的采购及运输、装卸、整理等费用。

项目组报销材料费应符合预算、合同约定等,提供有关材料清单、验收和领用等手续,单张、一次或同一单位多张票据累计金额在5000元以上,材料清单应载明单价、数量和材料名称等。

3.测试化验加工费,指在项目研究开发过程中支付给外单位、学校内部独立经济核算单位等检验、测试、化验及加工等费用。

项目组报销测试化验加工费应符合预算、合同约定等,提供测试化验加工有关清单、收到测试化验结论或满足加工等手续,单张、一次或同一单位多张票据累计金额在5000元以上,相关票据应载明测试化验单价、数量、内容或项目等。

4.燃料动力费,指在项目研究开发过程中相关大型仪器设备、专用科学装置等运行发生的,可以单独计量的水、电、气、燃料消耗费用等。

在项目研究开发过程中,学校提供的相关大型仪器设备、专用科学装置等运行发生的水、电、气、燃料消耗费用等,计入间接费用,不计入燃料动力费。

项目组报销燃料动力费应符合预算、合同约定等,提供燃料动力费的数量、价格、用途说明,单张、一次或同一单位多张票据累计金额在5000元以上,相关票据应载明单价、数量等。

5.差旅费,指在项目研究开发过程中开展科学实验(试验)、科学考察、业务调研、学术交流等所发生的外埠差旅费、市内交通费用等。

(1)项目负责人,应对出差事由、出差人员身份及报销费用的真实性和合法性负责。

(2)差旅费报销,按照国家和云南省及学校有关差旅费报销的规定办理,应符合预算、合同约定等。

6.会议费:指在项目研究开发过程中为组织开展学术研讨、咨询以及协调项目等活动而发生的会议费用。项目承担单位应当按照国家有关规定,严格控制会议规模、会议数量、会议开支标准和会期。

(1)会议费的开支,应当按照国家、云南省和学校有关国内会议费规定,符合预算、合同约定等,严格控制会议规模、会议数量、会议开支标准和会期。提供经学校科技部门事前审批的会议通知、参会人员名单及签到表、会议开支结算清单等手续。

(2)举办国际会议的,应当按照国家、云南省和学校有关国际会议费规定,提供学校国际合作与交流部门的事前审批。

(3)会议期间发生的专家咨询费、评审费等必须单列,附专家姓名、身份证件号码、签名、职称等。

7.国际合作与交流费:指在项目研究开发过程中项目研究人员出国及外国专家来华工作的费用。

国际合作与交流费,应当严格执行国家和云南省及学校因公临时出国、短期邀请国外专家生活待遇等外事管理规定,符合预算和合同约定,提供项目负责人、学院、人事、国际合作与交流、财务、校分管领导的事前审批。

8.出版/文献/信息传播/知识产权事务费:指在项目研究开发过程中,需要支付的出版费、资料费、专用软件购买费、文献检索费、专业通信费、专利申请及其他知识产权事务等费用。

发生的专著、论著出版等费用,提供出版合同、出版号、提供给作者的出版物的处理等相关材料。

发生的资料费、文献检索费、专业通信费等,提供相关说明。单张、一次或同一单位多张票据累计金额在5000元以上,相关票据应载明单价、数量、内容或项目等。专业通讯费,不含网络费、手机话费和办公电话费等。

发生的专用软件购买费、专利费、知识产权费等无形资产,属于学校国有资产,办理无形资产的登记手续,按国家和云南省及学校有关规定管理。

项目实施过程中形成的无形资产,由学校负责管理和使用。研究成果转化及无形资产使用产生的经济效益按照《中华人民共和国促进科技成果转化法》、国家、学校等有关制度的规定执行。学校应与各协作单位约定成果和知识产权的权益分配,但双方均不得有恶意垄断成果和知识产权等行为。

9.劳务费:指在项目研究开发过程中,支付给项目组成员中没有工资性收入的相关研发人员(如在校研究生)和项目组临时聘用人员等的劳务性费用。

(1)劳务费的开支,执行国家、科技主管部门、云南省和学校的相关规定,符合预算和合同约定等,提供详细工作内容、计价标准、工作量等说明。

(2)劳务费,不含有工资性收入的人员工资、奖金、津补贴、福利和绩效等支出。

(3)发生的劳务费,属于聘用临时用工的,办理经费使用手续时须提供:临时聘用人员身份证有效证明、临时用工合同复印件(临时用工合同必须符合劳动合同法的要求)、工资发放表或工资领条等资料。属于其他劳务费的,在办理经费使用手续时,须提供劳务费发放表和详细工作内容及工作量;所有校外人员须提供身份证号、在校学生须提供学号等身份证明资料。

(4)研究开发过程中发生的专家咨询费、评审费和培训讲课费等,根据实际发生的费用、预算和合同约定等相应费用列支。

10.专家咨询费:指在项目研究开发过程中支付给临时聘请的咨询专家费用。

(1)发生的专家咨询费,应按照有关规定执行,符合预算和合同约定等。项目组人员及项目管理相关工作人员,不得发放专家咨询费。

(2)发生的专家咨询费,按照会议形式和通讯形式,按不同的标准发放。

以会议形式组织的咨询,专家咨询费的开支,参照以下标准执行:高级专业技术职称人员500~800元/人天、其他专业技术人员300~500元/人天。会期超过2天的,第3天及以后的咨询费,参照以下标准执行:高级专业技术职称人员300~400元/人天、其他专业技术人员200~300元/人天。

以通讯形式组织的咨询,专家咨询费的开支,参照以下标准执行:高级专业技术职称人员60~100元/人次、其他专业技术人员40~80元/人次的标准执行。

(3)专家咨询费,不包含以单位名义提供的咨询服务。

11.其他支出:指项目在研究开发过程中发生的除上述费用之外的其他直接支出。如培训费、协作费等。其他支出应该在申请预算时单独列示、单独核定。

第十条  规范间接费用管理

间接费用,是指学校在组织实施项目过程中发生的无法在直接费用中列支的相关费用。主要包括学校为项目研究提供的仪器设备设施、房屋构筑物、实验场地、实验条件、实验苗圃,水、电、气、暖消耗,有关管理费用的补助支出,项目组的管理费用支出以及绩效支出等。

发生的间接费用,执行国家、科技主管部门、云南省和学校有关间接费用管理规定,符合预算和合同约定等。

第十一条  规范财务立项管理

1.多项目批量立项。校科技部门统一批量办理科技项目财务立项的,根据财务资金到账通知,提供批量立项通知、预算文件、科技合同认定等手续办理项目立项。

2.单项目立项。由经办人员或项目负责人办理科技项目单项目立项的,根据财务资金到账通知、科技部门立项通知、预算文件、科技合同认定等手续办理项目立项。

校科技部门、经办人员或项目负责人,应配合财务提供录入项目负责人、审批人、合同、预算等相关信息。

3.科技项目一经立项,不得随意更改项目编号、名称及项目负责人。如确需要变更,应提供经校科技部门审批同意变更有关信息的书面申请。

第十二条  规范项目资金使用

科技项目经费报销中提供的票据,应当合法合规、完整齐全,所反映的科研活动、科研业务及经济事项应当真实客观。根据国家、科技主管部门、云南省和学校有关规定进行经费使用;经费使用过程中,坚持“前账不清,后款不借”,“开支真实,专款专用” 和“规范管理,各级监督”的原则。项目组及负责人,合法合规合理使用科技项目资金,按照财务相关的业务流程办理报销手续。经办人员应为本校在职在岗人员。离退休人员,除本人是项目主持人以外,原则上不得作为借款人。

1.票据的基本要素。报销票据应具备以下要素:填写正确的付款单位名称、填制日期、经济业务内容、大小写金额等,盖有开票单位(即收款单位)收款章或发票专用章的票据或符合规定的其他付款凭据,学校名称为“西南林业大学”。

2.票据的合法合规。提供的票据应为税务机关监制、财政部门监制或符合规定的其他付款凭据。对非常规性的或报销票据存疑的,经办人和财务人员可通过税务机关网站、专线电话等查验报销发票的合法性和真实性。报销票据应在有效时限内办理报销手续。

第十三条  规范项目协作费管理

1.科技项目协作费的拨付,应当执行国家、科技主管部门、云南省和国学校有关规定,以预算和合作(协作)项目合同为依据,按照具有法律效力的合同书或协议约定的协作费金额、协作方应完成的任务、协作方完成的项目任务情况、拨付方式、开户银行和账号等条款办理。严格限制校内转拨。

2.项目负责人应加强对子课题或项目协作单位支出的监督管理;子课题负责人必须保证其依照预算和合同开支。

3.除国家和云南省科技项目以外的其他项目,协作费占项目资金总额的比例超过20%或协作费金额在5万以上的,提供校科技部门事前审批手续。

第十四条  规范项目资金转出

科技项目在研期间,项目及资金一般不予转出。由于项目负责人调离学校,根据项目管理规定及项目负责人申请,需要将项目经费余额转出的,提供校科技部门审批同意转出的书面申请,与学校清理了结有关个人及项目借款后才可办理。

第十五条  规范项目预算调整

1.纵向科技项目预算一经批复,原则上不予调整。确需调整并符合相关项目管理规定的,应按规定履行相关预算调整审批程序。校内可批准的预算调整,提供详细说明预算调整理由及测算依据等事项执行事前审批,按学校有关审批制度规定的权限办理。

2.一般项目总预算不变的情况下,直接费用中材料费、测试化验加工费、燃料动力费、出版/文献/信息传播/知识产权事务费、其他支出预算如需调整,项目组和项目负责人根据实施过程中科研活动的实际需要提出申请,经由校内审批,纵向项目报中期财务检查或财务验收时予以确认。设备费、差旅费、会议费、国际合作与交流费、劳务费、专家咨询费预算一般不予调增,如需调减可按上述程序调剂用于项目其他方面支出。间接费用不得调整。已报批享受税收优惠政策的科技项目,因预算调整已不符合税收优惠的部分,按有关税收规定补缴税金等。

3.学校作为课题承担单位的项目,如需外拨给子课题或项目合作单位的,应符合项目经费管理规定、外拨经费预算、合同等;合同中应明确子课题(项目)负责人依照预算或合同约定等开支。项目负责人对子项目或项目合作单位支出负责。子课题(项目)涉及明细支出科目间预算调整的,需上报项目负责人,由项目负责人按上述程序报学校审批。

第十六条  规范项目结题与结账

1.项目结题。中期检查或结题时,项目负责人可通过财务网络提供的项目收支明细情况,如实编制有关财务报表及文字说明,报财务审核。即将结题的科研项目,项目负责人应当向学校财务报告,负责清理项目经费收支,结清各类应收应付等往来款项;应当按照项目结题要求,对照合同约定和预算批复数,按照要求如实编制和报送项目财务决算。学校财务应当配合和支持项目负责人办理相关事宜。

2.项目结账。对于办理结题或决算的科研项目,在结题或决算后6个月内,项目负责人应当办理结余经费结账手续,避免已结题项目结余经费长期挂账。校科技、财务部门,应当督促项目负责人及时办理结题结账手续。

3.结余经费。属于纵向科技项目的结余经费,按照国家有关结余资金处理的规定执行。其他项目的结余经费,原项目组可继续使用,用于项目后续研究、成果申报、论文发表、论著出版等事项。

第四章  严禁事项及公开公示

第十七条  严禁事项

学校要加强资金使用的监督检查,科技资金使用中严禁发生弄虚作假、截留、挪用、挤占等行为。科技资金使用中发生的各类违规行为,学校依照法律法规及时纠正并追究相关人员的责任。

1.科技项目资金,任何单位和个人无权截留、挪用,严禁设立“小金库”管理。严禁用于与科研活动无关的支出,如支付罚款、违约金、滞纳金、赔偿费、捐款、赞助、投资等。

2.科技项目资金,严禁任何人员以任何方式及形式,以不真实业务、不真实票据、不相关业务、不相关人员、非本项目、非本学校业务等弄虚作假,将家庭及个人等非因公使用物品物资作为因公使用报销。

3.科技项目资金,严禁任何人员伪造变造原始单据。对存有疑义的经济事项和原始单据,财务部门及会计人员有权提出质疑,如不能提供有效书面单据、或相关人员解释不清、或相关人员予以当面否认、或单据本身前后矛盾、或解释说明前后矛盾,应当作为提供票据不完整事项、或虚假经济事项、或违法违规经济事项等,不予办理借款、报销、冲账等业务,并向有关部门及学校报告。

4.财务部门及会计人员,对于原始单据明显不合法不合规、开支范围明显不合理不相关、开支内容明显不真实不完整等经济事项,不得办理与之相关的借款、报销、冲账等业务。

5.科技项目资金,管理和使用的项目组人员及经办人员,如出现违反有关财经法纪法规的行为,由项目负责人、经办人员和相关人员,承担相应党纪行政处分及经济责任。

6.科技项目资金,严禁违规审批,坚持审批回避制度。审批人在授权范围内,应当执行审批回避的经济事项,包括但不限于:本人经办的经济事项、直系亲属经办的经济事项、本人和直系亲属共同经办的经济事项、本人和直系亲属共同所占比例在50%及以上的经济事项等。

7.严禁无预算、合同无约定、无依据的外拨经费。严禁将经费外拨至本人及直系亲属所属或控股、与本人有直接利益关系的公司(企业)等经济实体、组织。

8.科技项目资金,严禁其他违反有关厉行节约反对浪费等规定的开支。

第十八条  公开公示

学校根据国家相关规定,逐步建立非涉密项目资金使用信息,在学校内部以适当方式公开、公示。

第五章  附  则

第十九条  执行要求

本办法自发布之日起施行,原《西南林学院科技管理办法》(西林〔2007〕8号)中涉及经费管理的相关规定同时废止。

学校管理部门和教学单位,依据本办法制定的科技项目资金管理实施细则和办法,报科技、财务、监审等部门备案。

本办法由校财务、科技部门,在各自权责范围内负责解释。

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